.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

UNIT LAYANAN AKADEMIK SEKOLAH PASCASARJANA UNY

1. TUJUAN

Memberikan pedoman baku dalam pelaksanaan administrasi dan layanan akademik di lingkungan Sekolah Pascasarjana UNY guna menjamin terciptanya layanan yang transparan, akuntabel, efektif, dan efisien bagi mahasiswa dan dosen.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup seluruh siklus layanan akademik mulai dari perencanaan program, pengelolaan data, proses perkuliahan, evaluasi, hingga pengembangan sistem informasi.

3. PROSEDUR UTAMA

A. Perencanaan dan Pengolahan Data

1. Perencanaan Program Akademik: Kasubag/Koordinator Akademik menyusun rencana kerja semesteran merujuk pada Kalender Akademik UNY paling lambat 1 bulan sebelum semester dimulai.

2. Pengelolaan Data Mahasiswa: Petugas melakukan updating berkala pada pangkalan data mahasiswa (biodata, status aktif/cuti) sebagai dasar pelaporan pada sistem PDDIKTI.

3. Pengolahan Data Akademik: Unit mengolah statistik mahasiswa per prodi, data lulusan, dan nilai untuk keperluan rapat evaluasi pimpinan dan pelaporan rutin.

B. Administrasi dan Persuratan

1. Pengelolaan Persuratan:

   • Surat Masuk: Diterima, dicatat, dan diteruskan ke Pimpinan untuk disposisi.

   • Surat Keluar: Diproses berdasarkan disposisi pimpinan, diberi nomor surat, dan didokumentasikan secara digital/fisik.

2. Informasi Akademik: Pengumuman resmi disebarkan melalui papan pengumuman fisik, laman resmi sps.uny.ac.id, dan media sosial resmi institusi.

C. Pelaksanaan Perkuliahan dan Ujian

1. Pengaturan Jadwal: Menyusun jadwal kuliah dengan koordinasi bersama Koordinator Program Studi (Koorprodi) untuk menghindari bentrok ruang dan waktu.

2. Monitoring Presensi: Petugas melakukan pengecekan presensi dosen dan mahasiswa melalui sistem akademik (E-Monev) secara mingguan.

3. Jadwal Seminar & Ujian: * Mahasiswa mengajukan pendaftaran seminar/ujian.

   • Unit Akademik memvalidasi syarat administrasi.

   • Penerbitan jadwal seminar/ujian (Tesis/Disertasi).

D. Penjaminan Mutu & Perangkat Pembelajaran

1. Pengelolaan Perangkat: Mengumpulkan dan mengarsipkan silabus/RPS dan handout dari dosen pengampu setiap awal semester.

2. Evaluasi Pembelajaran (PBM): Di akhir semester, mahasiswa wajib mengisi angket evaluasi PBM secara daring sebagai syarat melihat nilai akhir.

3. Koordinasi Internal: Mengadakan rapat koordinasi antar unit (Keuangan, Umum, Kemahasiswaan) minimal 2 kali dalam satu semester.

4. ALUR KERJA (FLOWCHART) RINGKAS

5. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Unit Layanan Akademik wajib melakukan pemeliharaan dan pengembangan Sistem Informasi Akademik secara berkala bekerja sama dengan UPT TIK UNY untuk:

• Digitalisasi dokumen (E-Office).

• Kemudahan akses layanan mandiri bagi mahasiswa.

• Integrasi data nilai dan kelulusan.

6. REFERENSI

• Statuta Universitas Negeri Yogyakarta.

• Peraturan Rektor UNY tentang Akademik.

• Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UNY.

Catatan: SOP ini bersifat dinamis dan dapat ditinjau kembali sesuai dengan kebijakan terbaru dari Universitas Negeri Yogyakarta atau Kementerian Pendidikan.